岐阜大学個人情報管理規則

目次
　第１章　総則（第１条，第２条）
　第２章　管理体制（第３条−第８条）
　第３章　教育研修（第９条）
　第４章　職員の責務（第１０条）
　第５章　保有個人情報の取扱い（第１１条−第１６条）
  第６章　情報システムにおける安全の確保等（第１７条−第２７条）
  第７章　情報システム室等の安全管理（第２８条，第２９条）
  第８章　保有個人情報の提供及び業務の委託等（第３０条，第３１条）
　第９章　安全確保上の問題への対応（第３２条，第３３条）
　第１０章　監査及び点検の実施（第３４条−第３６条）
  第１１章　雑則（第３７条）
　附則

　　　第１章　総則

　（目的）
第１条　この規則は，岐阜大学（以下「本学」という。）の保有する個人情報の適切な管理
のために必要な事項を定めることにより，本学の業務の適正かつ円滑な運営を図るとともに，
個人の権利利益を保護することを目的とする。
２　本学における個人情報の取扱いに関しては，独立行政法人等の保有する個人情報の保護
に関する法律（平成１５年法律第５９号。以下「法」という。）その他関係法令の定めるも
ののほか，この規則の定めるところによる。

　（定義）
第２条　この規則における用語の意義は，次のとおりとする。
　一　「独立行政法人等」とは，独立行政法人通則法（平成１１年法律第１０３号）第２条
第１項に規定する独立行政法人及び別表に掲げる法人をいう。
　二　「個人情報」とは，生存する個人に関する情報であって，当該情報に含まれる氏名，
生年月日，その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と照合
することができ，それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）
をいう。
　三　「保有個人情報」とは，本学の職員（役員を含む。以下同じ。）が職務上作成し，又
は取得した個人情報であって，本学の職員が組織的に利用するものとして，本学が保有して
いるものをいう。ただし，独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成１３年
法律第１４０号）第２条第２項に規定する法人文書に記録されているものに限る。
　四　「個人情報ファイル」とは，保有個人情報を含む情報の集合物であって，次に掲げる
ものをいう。
　　イ　一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索
することができるように体系的に構成したもの
　　ロ　イに掲げるもののほか，一定の事務の目的を達成するために氏名，生年月日，その
他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成し
たもの
　五　「本人」とは，個人情報によって識別される特定の個人をいう。
　六　「部局」とは，本学学則に定める学部（医学部を除く。），医学系研究科・医学部，
医学部附属病院，連合農学研究科，連合獣医学研究科，研究施設，共同教育研究支援施設，
教育学部附属学校及び事務局をいう。　

　　　第２章　管理体制

　（総括保護管理者）
第３条　本学に，総括保護管理者１人を置き，最高情報責任者をもって充てる。
２　総括保護管理者は，本学が保有する個人情報の管理及び取扱いに関する施策を立案する
とともに，企画・戦略を統括する。

　（情報セキュリティ最高責任者）
第４条　学長は，最高情報責任者の推薦により，情報セキュリティ最高責任者１人を任命す
る。
２　情報セキュリティ最高責任者は，本学における情報セキュリティ対策と個人情報を含む
すべての情報の管理を統括する。

　（保護管理者）
第５条　個人情報を取り扱う各部局に，保護管理者１人を置き，当該部局の長（ただし，事
務局にあっては総務部長）をもって充てる。
２　前項による保護管理者は，別表のとおりとする。
３　保護管理者は，情報セキュリティ最高責任者により統括される情報セキュリティ対策及
び個人情報管理施策に従うとともに，各部局の保有する個人情報について，必要があると認
めるときは，内規等を整備する等，適切に管理するものとする。

　（保護担当者）
第６条　個人情報を取り扱う各部局に，当該部局の保護管理者が指定する保護担当者を１人
又は複数人置く。
２　保護担当者は，保護管理者を補佐し，各部局が保有する個人情報の管理に関する事務を
処理する。

　（監査責任者）
第７条　本学に，監査責任者１人を置き，学長が指名する監事をもって充てる。
２　監査責任者は，個人情報の管理の状況について監査する。
３　監査責任者は，必要に応じて，監査実施の補助者を指名することができる。

　（個人情報の適切な管理のための委員会）
第８条　本学が保有する個人情報の管理に係る重要事項の決定，連絡・調整等を行うため，
必要があると認めるときは，関係職員を構成員とする委員会を設け，定期に又は随時に開催
する。
２　委員会に関する必要な事項は，別に定める。

      第３章  教育研修

　（教育研修）
第９条　総括保護管理者は，個人情報の取扱いに従事する職員に対し，個人情報の取扱いに
ついて理解を深め，個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育
研修を行うものとする。
２　情報セキュリティ最高責任者は，個人情報を取り扱う情報システムの管理に従事する職
員に対し，個人情報の適切な管理に資するために，情報システムの管理，運営及びセキュリ
ティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
３　保護管理者は，当該部局の職員に対し，個人情報の適切な管理のため，総括保護管理者
又は情報セキュリティ最高責任者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な
措置を講じなければならない。

　　　第４章　職員の責務　

　（職員の責務）
第１０条　職員は，法の趣旨に則り，関連する法令及びこの規則等の定め並びに総括保護管
理者，情報セキュリティ最高責任者，保護管理者及び保護担当者の指示に従い，個人情報を
取り扱わなければならない。

　　  第５章　保有個人情報の取扱い

　（アクセス制限）
第１１条　保護管理者は，保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて，当該保有個人情報に
アクセスする権限を有する者を，その利用目的を達成するために必要最小限の職員に限らな
ければならない。
２　アクセス権限を有しない職員は，保有個人情報にアクセスしてはならない。
３　職員は，アクセス権限を有する場合であっても，業務上の目的以外の目的で保有個人情
報にアクセスしてはならない。

　（複製等の制限）
第１２条　職員は，業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても，次に掲げる行
為については，保護管理者の指示に従って行わなければならない。
　一　保有個人情報の複製
　二　保有個人情報の送信
　三　保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
　四　その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

　（誤りの訂正）
第１３条　職員は，保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には，保護管理者の指示
　に従い訂正を行わなければならない。

　（媒体の管理等）
第１４条　職員は，保護管理者の指示に従い，保有個人情報が記録されている媒体を定めら
れた場所に保管するとともに，必要があると認めるときは，耐火金庫への保管，施錠等を行
わなければならない。

　（廃棄等）
第１５条　職員は，保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体（端末及びサーバ
に内蔵されているものを含む。）が不要となった場合には，保護管理者の指示に従い，当該
保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により，当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を
行わなければならない。

　（保有個人情報の取扱状況の記録）
第１６条　保護管理者は，保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて，台帳等を整備して，
当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録しなければならない。

　　　第６章　情報システムにおける安全の確保等

　（アクセス制御）
第１７条　保護管理者は，保有個人情報（情報システムで取り扱うものに限る。以下本章（
第２２条を除く。）において同じ。）の秘匿性等その内容に応じて，パスワード，ＩＣカー
ド，生体情報等（以下「パスワード等」という。）を使用して権限を識別する機能（以下「
認証機能」という。）を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければなら
ない。
２　保護管理者は，前項の措置を講ずる場合には，パスワード等の管理に関する定めについ
て整備（その定期又は随時の見直しを含む。）し，パスワード等の読取防止等を行うために
必要な措置を講じなければならない。

　（アクセス記録）
第１８条　保護管理者は，保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて，当該保有個人情報へ
のアクセス状況を記録し，その記録（以下「アクセス記録」という。）を一定の期間保存す
るとともに，アクセス記録を定期に又は随時に分析するために必要な措置を講じなければな
らない。
２　保護管理者は，アクセス記録の改ざん，窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置
を講じなければならない。

　（外部からの不正アクセス等の防止）
第１９条　保護管理者は，保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセ
スを防止するためにファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講じなければ
ならない。

　（コンピュータウイルスによる漏えい等の防止）
第２０条　保護管理者は，コンピュータウイルスによる保有個人情報の漏えい，滅失又はき
損の防止のため，コンピュータウイルスの感染防止等に必要な措置を講じなければならない。

　（暗号化）
第２１条　保護管理者は，保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて，その暗号化のために
必要な措置を講じなければならない。

　（入力情報の照合等）
第２２条　職員は，情報システムで取扱う保有個人情報の重要度に応じて，入力原票と入力
内容との照合，処理前後の保有個人情報の内容の確認，既存の保有個人情報との照合等を行
わなければならない。

　（バックアップ）
第２３条　保護管理者は，保有個人情報の重要度に応じて，バックアップを作成し，分散保
管するために必要な措置を講じなければならない。

　（情報システム設計書等の管理）
第２４条　保護管理者は，保有個人情報に係る情報システムの設計書，構成図等の文書につ
いて外部に知られることがないよう，その保管，複製，廃棄等について必要な措置を講じな
ければならない。

　（端末の限定）
第２５条　保護管理者は，保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて，その処理を行う端末
を限定するために必要な措置を講じなければならない。

　（端末の盗難防止等）
第２６条　保護管理者は，端末の盗難又は紛失の防止のため，端末の固定，執務室の施錠等
の必要な措置を講じなければならない。
２　職員は，保護管理者が必要があると認めるときを除き，端末を外部へ持ち出し，又は外
部から持ち込んではならない。

　（第三者の閲覧防止）
第２７条　職員は，端末の使用に当たっては，保有個人情報が第三者に閲覧されることがな
いよう，使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置
を講じなければならない。

　　　第７章　情報システム室等の安全管理

　（入退室の管理）
第２８条　保護管理者は，保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室等
（以下「情報システム室等」という。）に入室する権限を有する者を定めるとともに，用件
の確認，入退室の記録，部外者についての識別化，部外者が入室する場合の職員の立会い等
の措置を講じなければならない。また，保有個人情報を記録する媒体を保管するための施設
（以下「保管施設」という。）を設けている場合においても，必要があると認めるときは，
同様の措置を講じなければならない。
２　保護管理者は，必要があると認めるときは，情報システム室等の出入口の特定化による
入退室の管理の容易化，所在表示の制限等の措置を講じなければならない。
３　保護管理者は，情報システム室等及び保管施設の入退室の管理について，必要があると
認めるときは，入室に係る認証機能を設定し，及びパスワード等の管理に関する定めの整備
（その定期又は随時の見直しを含む。）をするとともに，パスワード等の読取防止等を行う
ために必要な措置を講じなければならない。

　（情報システム室等の管理）
第２９条　保護管理者は，外部からの不正な侵入に備え，情報システム室等に施錠装置，警
報装置及び監視設備の設置等の措置を講じなければならない。
２　保護管理者は，災害等に備え，情報システム室等に，耐震，防火，防煙，防水等の必要
な措置を講ずるとともに，サーバ等の機器に予備電源の確保，配線の損傷防止等の措置を講
じなければならない。

　　　第８章　保有個人情報の提供及び業務の委託等

　（保有個人情報の提供）
第３０条　保護管理者は，法第９条第２項第３号及び第４号の規定に基づき行政機関及び独
立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合，原則として，提供先における利用目
的，利用する業務の根拠法令，利用する記録範囲及び記録項目，利用形態等について書面を
取り交わすものとする。
２　保護管理者は，法第９条第２項第３号及び第４号の規定に基づき行政機関及び独立行政
法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には，安全確保の措置を要求するとともに，
必要があると認めるときは，提供前又は随時に実地の調査等を行い措置状況を確認し，その
結果を記録するとともに，改善要求等の措置を講じなければならない。
３　保護管理者は，法第９条第２項第３号の規定に基づき行政機関又は独立行政法人等に保
有個人情報を提供する場合において，必要があると認めるときは，前項及び第１項に規定す
る措置を講じなければならない。

　（業務の委託等）
第３１条　保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には，個人情報の適切な
管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう，必要な措置を講じなければならな
い。また，契約書に，次に掲げる事項を明記するとともに，委託先における責任者等の管理
体制，個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確
認するものとする。
一　個人情報に関する秘密保持等の義務
二　再委託の制限又は条件に関する事項
三　個人情報の複製等の制限に関する事項
四　個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
五　委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
六　違反した場合における契約解除の措置その他必要な事項
２　保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には，労働派遣契
約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記しなければならない。　

　　　第９章　安全確保上の問題への対応

　（事案の報告及び再発防止措置）
第３２条　保有個人情報の漏えい等安全確保の上で問題となる事案が発生した場合に，その
事実を知った職員は，速やかに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告しなければな
らない。
２　保護管理者は，被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講ずるとともに，事案
の発生した経緯，被害状況等について調査し，速やかに総括保護管理者に報告しなければな
らない。ただし，特に重大と認める事案が発生したときは，直ちに総括保護管理者に当該事
案の内容等について報告しなければならない。
３　総括保護管理者は，前項の規定に基づく報告を受けたときは，事案の内容等に応じて，
当該事案の内容，経緯，被害状況等について学長に速やかに報告するものとする。
４　保護管理者は，事案の発生した原因を分析し，再発防止のために必要な措置を講じなけ
ればならない。

　（公表等）
第３３条　学長は，前条の事案が発生したときは，事案の内容，影響等に応じて，事実関係
及び再発防止策を公表し，当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずるものとする。

第１０章　監査及び点検の実施

　（監査）
第３４条　監査責任者は，保有個人情報の管理の状況について，定期に又は随時に監査（
外部監査を含む。）を行い，その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

　（点検）
第３５条　保護管理者は，自ら管理責任を有する保有個人情報の記録媒体，処理経路，保管
方法等について，定期又は随時に点検を行い，必要があると認めるときは，その結果を総保
護括管理者に報告するものとする。

　（評価及び見直し）
第３６条　保有個人情報の適切な管理のための措置については，監査又は点検の結果等を踏
まえ，実効性当の観点から評価し，必要があると認めるときは，その見直し等の措置を講ず
るものとする。

第１１章　雑則

　（雑則）
第３７条　この規則に定めるもののほか，本学が保有する個人情報の管理について必要な事
項は，別に定める。

　　　附　則
　この規則は，平成１７年４月１日から施行する。